Casus Werkprocessen en teamontwikkeling

“Met z’n allen de goede dingen doen: dat loont.”

Een ambitieuze Nederlandse universiteit wil tot de beste vijf in de wereld behoren. Dat betekent dat het wetenschappelijk personeel meer moet publiceren en kwalitatief beter onderwijs moet verzorgen. Het onderwijsondersteunend personeel speelt hierop in door werk- en samenwerkingsprocessen te optimaliseren. De facilitair manager van een faculteit vraagt aan CAP om een ontwikkeltraject in te richten.

Doel

Het doel is dat ondersteunende afdelingen efficiënter werken, de gewenste servicegraad beter afstemmen en de kwaliteit van dienstverlening verhogen. Op die manier kan het wetenschappelijk personeel meer tijd overhouden voor de eigen werkzaamheden.

Groepsbijeenkomsten

Het traject startte met een bijeenkomst van één dag. Thomas de Boer, als adviseur van CAP betrokken bij deze opdracht, vertelt: “Tijdens de bijeenkomst benoemden de medewerkers de meest prangende vraagstukken. Ook vormden we werkgroepen. De werkgroepen kregen de opdracht een plan van aanpak op te stellen.” Thomas volgde de werkgroepen gedurende een half jaar. “In maandelijkse bijeenkomsten bespraken we de voortgang. Daarnaast coachte ik de voorzitters van de werkgroepen bij het uitvoeren van hun plan van aanpak.”

Resultaten

Na een jaar sluit de dienstverlening nauw aan bij de wensen van het wetenschappelijk personeel. De werkprocessen zijn in kaart gebracht en verbeterd. Thomas: “De onderlinge samenwerking en uitwisselbaarheid is professioneler geworden en vraagt nog weinig sturing van de leidinggevende. Ook het aantal klachten is afgenomen. Het wetenschappelijk personeel heeft nu meer tijd voor de eigen werkzaamheden.”