Casus Verbeteren beleidsprocessen

“Na de CAP-bemoeienis komt de verandering nu, zoals dat heet, van binnenuit. ”

Een beleidsafdeling van een overheidsorganisatie wil de inrichting van haar beleidsprocessen verbeteren. De medewerkers houden zich namelijk teveel bezig met de inhoud en te weinig met het proces. Eén van de gevolgen is een grote werkdruk. De leidinggevende vraagt aan CAP om een impuls te geven aan het verbeterproces.

CAP heeft voor de afdeling drie workshops rond het thema procesmanagement georganiseerd. Gerard Kosters, als adviseur van CAP betrokken bij deze opdracht, vertelt: “Een belangrijke stap was dat we allereerst een analyse maakten van de beleidsprocessen; wat gaat goed en waar zitten knelpunten? Daarna stonden we stil bij persoonlijk leiderschap; waar liggen mijn kwaliteiten en ontwikkelpunten in het samenwerken met anderen?”

Middelen

CAP zette verschillende analyse-instrumenten, modellen en vragenlijsten in om de informatie naar boven te krijgen. Gerard: “De deelnemers brachten hun eigen ervaringen in. Dit maakte de vraagstukken concreter en persoonlijker. Ook werkten we met acteurs en rollenspelen. Op die manier konden deelnemers veilig experimenteren met nieuw gedrag. Ondertussen gaf ik feedback op sterke punten en verbetermogelijkheden.”

Oplossingen

Gaandeweg het traject werd steeds duidelijker waarom het procesmanagement bij deze organisatie niet goed verliep. Gerard: “Opdrachtgevers kregen te weinig tegengas, vooraf werd weinig tijd genomen voor procesontwerp en er werd nauwelijks bijgestuurd wanneer zich onvoorziene zaken voordeden.” Vervolgens werd gewerkt aan oplossingen. Gerard: “We trokken conclusies over het opdrachtnemerschap en stelden een checklist op voor het ontwerp van processen. Na de workshop inventariseerde ik met de leidinggevende de belangrijkste verbeterpunten en hielp met het opstellen van een actieplan."

Resultaten

De workshops hebben bijgedragen aan het besef dat de afdeling zich verder moest ontwikkelen. Het plan van de leidinggevende is met het team besproken en teamleden hebben zich verbonden aan de verbeterpunten. Gerard: “Belangrijk resultaat is dat nu de verandering, zoals dat heet, van binnenuit komt.”